Wyobraźmy sobie zwykłą sytuację.

Pracownik wychodzi na ustawową przerwę. Nie opuszcza terenu zakładu pracy. Nie kończy dnia pracy. Nie załatwia prywatnych spraw. Chce po prostu przez kilka minut przejść się po dziedzińcu, zaczerpnąć świeżego powietrza, zadzwonić do bliskiej osoby albo zwyczajnie oderwać wzrok od monitora.

Nic nadzwyczajnego.

Tak wygląda codzienność tysięcy pracowników, bo takie uprawnienie daje im kodeks pracy.

Do OZZ AR PRIM wpłynął  projekt zmian regulaminu pracy, gdzie pojawiła się jednak propozycja wprowadzenia do systemu elektronicznej rejestracji czasu pracy dodatkowej kategorii zdarzenia – „Wyjście na przerwę”.

Na pierwszy rzut oka trudno dostrzec problem.

Wiele osób zapewne wzruszyłoby ramionami.

 

„Przecież to tylko odbicie karty.”

I właśnie w tym miejscu zaczyna się różnica pomiędzy pobieżnym przeczytaniem projektu, a jego rzeczywistą analizą.

Bo warto zadać kilka pytań.

Dlaczego pracownik korzystający z przerwy w budynku nie jest rejestrowany, natomiast pracownik korzystający z tej samej przerwy poza budynkiem już tak?

Dlaczego system ma odnotowywać sposób korzystania z przerwy, skoro przerwa jest elementem czasu pracy?

Jaki jest cel gromadzenia takich danych?

I najważniejsze:

Co stanie się z tymi informacjami za rok, dwa lub pięć lat?

 

W chwili wprowadzania podobnych rozwiązań najczęściej słyszymy uspokajające wyjaśnienia.

„To tylko kwestie organizacyjne.”

„To wyłącznie względy bezpieczeństwa.”

„Nie zamierzamy wykorzystywać tych danych przeciwko pracownikom.”

Być może.

Jednak odpowiedzialna analiza nie polega na badaniu wyłącznie dzisiejszych deklaracji. Polega na ocenie skutków, jakie może wywołać określony mechanizm również w przyszłości.

Bo skoro dane są zbierane, to mogą zostać wykorzystane.

Wyobraźmy sobie dwóch pracowników. Oboje korzystają z tej samej ustawowej przerwy. Jeden pozostaje w budynku. Drugi wychodzi na kilka minut przed budynek, aby zaczerpnąć świeżego powietrza. Po miesiącu pierwszy nie pozostawia po sobie żadnego dodatkowego śladu. Drugi wygenerował kilkadziesiąt zapisów w systemie. Po roku będzie ich kilkaset. Obaj korzystali z dokładnie tego samego uprawnienia. Tylko jeden pozostawił cyfrowy ślad swojej aktywności.

Jeżeli system pozwala ustalić, który pracownik codziennie opuszcza budynek podczas przerwy, a który pozostaje przy stanowisku pracy, to wcześniej czy później może pojawić się pokusa wykorzystania takich informacji do celów, dla których nigdy nie były tworzone.

Przykładowo przy ocenie pracowniczej.

Przy analizie „zaangażowania pracownika”.

Przy porównywaniu efektywności wydziałów.

Przy budowaniu nieformalnych rankingów.

Przy podejmowaniu decyzji kadrowych.

Nie twierdzimy, że taki cel istnieje dzisiaj.

Potencjalne ryzyko jednak istnieje. Im szerszy jest zakres gromadzonych danych oraz im mniej precyzyjnie określono cele ich pozyskiwania i wykorzystywania, tym większa staje się możliwość użycia tych informacji do celów innych niż pierwotnie deklarowane.

Dlatego odpowiedzialna ocena projektowanych regulacji nie może ograniczać się wyłącznie do analizy obecnych deklaracji pracodawcy. Powinna uwzględniać również skutki, jakie dany mechanizm może wywołać w przyszłości, zwłaszcza w sytuacji zmiany kadry zarządzającej, praktyki organizacyjnej lub sposobu interpretacji przepisów wewnętrznych.

Dobrze skonstruowane regulacje chronią nie tylko przed aktualnymi zagrożeniami.

Powinny również uniemożliwiać powstanie zagrożeń w przyszłości.

Właśnie dlatego analiza takich rozwiązań nie może kończyć się na pytaniu, czy pracodawca ma techniczną możliwość pozyskiwania określonych informacji.

Znacznie ważniejsze jest pytanie:

Czy ma do tego wystarczającą podstawę prawną oraz czy zakres gromadzonych danych jest rzeczywiście niezbędny do osiągnięcia wskazanego celu?

Nie jest przypadkiem, że zarówno przepisy prawa pracy, jak i regulacje dotyczące ochrony danych osobowych opierają się na zasadzie proporcjonalności.

Oznacza ona, że pracodawca powinien pozyskiwać wyłącznie takie informacje, które są rzeczywiście niezbędne do realizacji określonego celu.

Europejskie standardy ochrony danych osobowych, znajdujące odzwierciedlenie również w przepisach RODO, wymagają nie tylko wskazania celu przetwarzania danych, ale także wykazania, że zakres gromadzonych informacji pozostaje adekwatny, konieczny i proporcjonalny do tego celu.

Samo techniczne istnienie możliwości zbierania określonych danych nie oznacza jeszcze prawa do ich pozyskiwania.

W przeciwnym razie każda nowa technologia mogłaby prowadzić do nieograniczonego monitorowania zachowań pracowników, co pozostawałoby w sprzeczności z podstawowymi zasadami ochrony prywatności, godności oraz autonomii pracownika w miejscu pracy.

Co więcej, projektowana regulacja budzi również wątpliwości z punktu widzenia równego traktowania pracowników.

Pracownik pozostający podczas przerwy w budynku nie pozostawia po sobie żadnego dodatkowego śladu w systemie.

Pracownik, który w tym samym czasie postanowi wyjść na teren zakładu pracy poza budynek, zaczerpnąć świeżego powietrza lub odbyć krótki spacer, podlega już dodatkowej rejestracji.

Obie osoby korzystają z tego samego uprawnienia.

Jednak tylko jedna z nich generuje dodatkowe dane.

Powstaje więc pytanie, czy różnicowanie sytuacji pracowników znajduje rzeczywiste i proporcjonalne uzasadnienie.

Warto również pamiętać, że zgodnie z utrwalonym dorobkiem prawa pracy pracownik w czasie przerwy w pracy ma prawo do swobodnego przemieszczania się po terenie zakładu pracy, o ile nie narusza organizacji pracy, zasad bezpieczeństwa lub innych uzasadnionych obowiązków pracowniczych.

Przerwa nie jest przywilejem przyznawanym uznaniowo przez pracodawcę.

Jest ustawowym uprawnieniem pracownika.

Tym bardziej wszelkie mechanizmy ingerujące w sposób korzystania z tego uprawnienia powinny być oceniane ze szczególną ostrożnością.

W tym miejscu pojawia się pytanie, które warto zadać każdemu pracownikowi.

Czy zauważyłbyś ten problem samodzielnie?

Czy patrząc na taki zapis regulaminu dostrzegłbyś możliwość nierównego traktowania pracowników?

Czy zwróciłbyś uwagę na problem nadmiernego gromadzenia danych?

Czy pomyślałbyś o tym, że informacje zbierane dziś mogą zostać wykorzystane w zupełnie innym celu w przyszłości?

Większość z nas prawdopodobnie nie. I nie ma w tym niczego złego. Pracownicy mają wykonywać swoją pracę.

Nie muszą być specjalistami od prawa pracy, ochrony danych osobowych, orzecznictwa sądowego, prawa unijnego czy zasad proporcjonalności.

Od tego właśnie są organizacje związkowe.

I właśnie tutaj pojawia się kwestia, o której mówi się zdecydowanie za rzadko. Pracownicy najczęściej oceniają działalność związku zawodowego przez pryzmat efektów widocznych.

Podwyżki.

Wygranego procesu.

Podpisanego porozumienia.

Publicznego sporu z pracodawcą.

Tymczasem ogrom pracy organizacji związkowej polega na czymś zupełnie innym. Na dostrzeganiu zagrożeń, zanim staną się problemem.

Na analizowaniu projektów regulaminów.

Na wychwytywaniu nieoczywistych skutków pozornie niewinnych zapisów.

Na zadawaniu pytań, których nie zadał jeszcze nikt inny.

 

Paradoksalnie najcenniejsza praca związku zawodowego bardzo często pozostaje niewidoczna.

Jeżeli wadliwy zapis zostanie usunięty z projektu regulaminu, nie wydarzy się nic spektakularnego.

Nie będzie głośnego sporu.

Nie będzie procesu sądowego.

Nie będzie medialnych nagłówków.

Nie będzie nawet świadomości, że jakiś problem istniał.

Pracownik powie:

„Przecież nic się nie stało.”

I będzie miał rację.

Nic się nie stało.

Właśnie dlatego, że ktoś wcześniej zauważył problem.

Największą miarą skuteczności związku zawodowego nie są wyłącznie problemy, które udało się rozwiązać.

Czasami są nią również problemy, do których dzięki jego pracy nigdy nie doszło.

Bo odpowiedzialność nie zaczyna się wtedy, gdy dochodzi do naruszenia.

Odpowiedzialność zaczyna się wtedy, gdy ktoś potrafi dostrzec ryzyko wcześniej i nie dopuścić do stworzenia mechanizmu, który w przyszłości może zostać wykorzystany w sposób niezgodny z prawem, nieproporcjonalny lub zwyczajnie niesprawiedliwy.

W miejscu pracy bezpieczeństwo organizacji jest ważne.

Nie powinno jednak prowadzić do sytuacji, w której każda aktywność pracownika wymaga uzasadnienia, rejestracji i pozostawienia cyfrowego śladu.

Granica pomiędzy organizacją pracy a nadmierną kontrolą istnieje.

I właśnie dlatego warto ją dostrzegać, zanim zostanie przekroczona.

Bo przerwa miała być tylko przerwą…….. 

I właśnie dlatego warto zastanowić się, czy naprawdę chcemy żyć i pracować w świecie, w którym nawet kilka minut odpoczynku wymaga pozostawienia cyfrowego śladu i oceniania…

Jesteśmy czujni nawet kiedy tego nie widzicie….

Przewodnicząca OZZ AR PRIM
Justyna Przybylska